Medarbeidersamtale? Forbered deg på 1-2-3

STEG 1. Forberedelse til medarbeidersamtale

En av de viktigste tingene du kan gjøre for å sikre en vellykket medarbeidersamtale er å forberede deg. Her er en sjekkliste du kan ta utgangspunkt i:

• Jobbeskrivelsen, mål, kompetanse- og utviklingsplaner. Sjekk det dere ble enige om forrige gang og bruk dette som grunnlag for å forberede diskusjon rundt resultater, styrker og områder for utvikling.
• Ta med status på prosjekter og initiativer – noe som er viktig når dere skal diskutere høydepunkter, milepæler og eventuelle utfordringer.
• Sjekk vurderinger og tilbakemeldinger fra forrige samtale. Det vil gi deg et utgangspunkt for å vurdere hvordan medarbeideren har vokst og utviklet seg siden sist.
• Innhent innspill fra andre. Det kan nyttig å få inn tilbakemelding fra flere som har jobbet tett med medarbeideren med tanke på videre utvikling.

En godt forberedt medarbeidersamtale er gull verdt

STEG 2. Gjennomføring av medarbeidersamtale

Hensikt. For å ha en vellykket medarbeidersamtale må du som leder sørge for at medarbeider kjenner hensikten med samtalen.

Pass også på at virksomhetens og enhetens planer er kjent og gjennomgått. Planene danner rammen rundt den individuelle samtalen og utviklingsplanen til den enkelte.

En medarbeidersamtale bør handle mest om fremtid og utvikling og ikke om dårlig arbeidskvalitet, uakseptable holdninger eller svake resultater.

Det er situasjoner en leder må ta umiddelbart når det oppstår underveis i året. Ta det opp direkte, utarbeid en forbedringsplan. Ikke vent til den årlige medarbeidersamtalen.

Tillit mellom leder og medarbeider er vesentlig for godt lederskap. Leder stoler på medarbeiderens motivasjon for å gjøre en god jobb og medarbeideren opplever at det er rom for frihet og skjønn. En godt gjennomført medarbeidersamtale vil forsterke denne tilliten.

Be selv om tilbakemeldinger i løpet av medarbeidersamtalen og spør hva medarbeideren forventer av deg som leder. Det at du selv ber om tilbakemeldinger viser at du evner å endre adferd hvis nødvendig. Når du viser vilje til å endre deg, vil det sannsynligvis påvirke medarbeiderens vilje til å endre seg også.

Lag arbeidsmål

Mål handler om å ha en tydelig retning. Lag individuelle mål og handlingsplaner sammen med medarbeideren. Målenes sammenheng er viktig og medarbeiders rolle og mål knyttes til enhetens målsetninger.

Det å lage gode mål er ikke alltid enkelt, men ved å benytte SMART-metoden vil du nå langt i å sette tydelige, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte mål.

Effekten av å utarbeide arbeidsmål i fellesskap

Mange har en oppfatning at mål på individnivå kun brukes for styring ovenfra, men SMARTe mål har best effekt dersom de utarbeides i fellesskap.

Utarbeide kompetanseplaner

Hva må medarbeider kunne eller lære fremover? En utviklingsplan inneholder fagkompetanse som er nødvendig for å nå mål, samt utvikling av adferd, holdninger og ferdigheter. På samme måte som med arbeidsmål, har leder og medarbeider et gjensidig ansvar for å følge opp utviklingsplanen fortløpende gjennom året i avtalte statussamtaler for tilbakemelding, veiledning og eventuell justering.

STEG 3 – Oppfølgingen

Er du ferdig med medarbeidersamtalen og tenker – endelig? Saken er; dette er bare starten – for en medarbeidersamtale får først (og størst) uttelling når det som ble avtalt, følges opp gjennom året med 1-1 samtaler. Med jevnlig oppfølging vil muligheten for å nå målene øke, gi større arbeidsglede som resulterer i at dyktige medarbeidere velger å bli i virksomheten.

Sist, men ikke minst! Glem ikke å dokumentere det dere blir enige om og benytt moderne digitale løsninger som støtter medarbeideroppfølging. Det langt enklere, tryggere og mer effektivt for både deg og medarbeider.

Faren ved å IKKE følge opp medarbeidersamtalen:

• Mindre arbeidsglede og lavere produktivitet. Lysten til å yte det lille ekstra forsvinner.
• Høyere turn-over. Når arbeidsgleden forsvinner, begynner mange å se seg rundt. Risikoen er høy for at de beste slutter. Det kan bli en dyrekjøpt erfaring.
• Lavere måloppnåelse. Fokus på de viktige målene svekkes, utfordringene ble ikke tidsnok adressert.
• Planen følges ikke. Risikerer avvik fra planen og det blir vanskelig å hente seg inn igjen.
• Medarbeideren utvikler seg ikke. Oppfølging er nødvendig for utvikling og læring.

Medarbeidersamtalen er et av lederens viktigste virkemiddel for å nå enhetens mål gjennom motiverte medarbeidere. Mange virksomheter opplever at samtalen allikevel ikke prioriteres.

Vanlige unnskyldningene for å droppe medarbeidersamtalen:

– Jeg har det for travelt

– Medarbeidersamtalen tar for mye tid

– Jeg snakker uansett med medarbeideren min hver dag

Det å utsette eller droppe medarbeidersamtalen bunner som oftest i usikkerhet. Mange opplever det ubehagelig å sitte 1-1 så vi må hjelpe ledere å fjerne denne usikkerheten. Ingen er i utgangspunktet verdensmestre i å gjennomføre en medarbeidersamtale før man har fått trening, innsikt og kunnskap. Vi må alle lære hvordan målrettede og meningsfylte samtaler kan gjennomføres OG det trenger ikke være en lang eller vanskelig oppgave.

Sjekk: WORKSHOP FOR LEDERE – MEDARBEIDERSAMTALEN