Medarbeidersamtaler for dummies

Årets medarbeidersamtaler står for tur og i år slipper vi ikke unna. HR har nemlig tatt grep og fått ledelsen med på det. Så viktig er medarbeidersamtalen at lederne skal følges opp og måles på om samtalene faktisk gjennomføres.

Heldigvis for oss er det få eller ingen “fluer på veggen” under selve medarbeidersamtalen, så det er ingen som får vite noe om innholdet eller merke noe til kvaliteten. Bortsett fra medarbeiderne da. Men i all rettferdighet – vi har da lang erfaring. Medarbeidersamtaler har vi jo hatt alle sammen selv om årets medarbeiderundersøkelse fastslo at kun 50 % av de ansatte har merket noe til det.

Lyder det kjent?

Her er en liten analyse på hva som kan gå galt i medarbeidersamtalen og hva du som leder kan gjøre.

Feil #1. Overraskelser

Virker medarbeiderne overrasket over dine tilbakemeldinger? Dersom du samler opp saker hele året som du vil ta opp, kan du oppleve at medarbeideren – som er svært fornøyd med egen innsats – blir overrasket over at du ikke er like imponert. Da kan du risikere at møtet ikke blir helt som forventet.

Tips! Snakk sammen underveis i året. Inviter jevnlig til kortere og uformelle ad hoc eller faste statussamtaler.

Feil #2. Skjær alle over en kam

Du har funnet en form og et format og bruker samme teknikk på alle medarbeidere uansett personlighet og stilling fordi det sparer deg for tid og krefter i forberedelsene. Dersom medarbeideren underveis i samtalen blir urolig på stolen, fjern i blikket og lider av akutt hjemlengsel, kan det være et tegn på at det er lurt å endre taktikk.

Tips! Tilpass din stil og behandle alle mennesker individuelt – ingen er like.

Feil #3. Finn alle svakhetene

Det er viktig med tilbakemeldinger og du har laget deg et flott system som du inne i deg kaller «mangel-lappen» hvor du noterer alle problemene og utfordringene med din medarbeider. Du er fornøyd med lappen din og føler deg godt forberedt. Når du ramser opp alle manglene kan vedkommende til din store overraskelse bli sur, gå i forsvar, løpe ut av kontoret og reise hjem.

Tips! Ha fokus på hvordan den enkelte kan forbedre og utvikle seg på de ulike områdene i stedet. Samme lapp – ny vinkling.

Feil #4. Utsett eller avlyse medarbeidersamtalen

Du er en lojal og ansvarsfull person. Kunder, interne prosjekter, nærmeste leder og ikke minst toppledelsen er dine klare prioriteter. Datoen for medarbeidersamtalen utsettes, det haster da tross alt ikke – alle forstår vel det.

Tips! Kjør medarbeidersamtalen som avtalt. Om du utsetter eller avlyser så sier du indirekte at du ikke bryr deg om folkene dine.

7 tips til medarbeidersamtalen

Fokuser på hva som er oppnådd
Avklar eventuelle misforståelser
Identifiser medarbeiders styrker og bygg videre på disse
Diskuter og avklar rollen og forventningene til den
Definer mål og viktige aktiviteter
Identifiser utviklingsbehov på kort og lang sikt
Diskuter delegering av ansvar og oppgaver

Tiden med kun en samtale med dine medarbeidere i året er over. I et moderne lederskap prioriteres hyppige 1-1 statussamtaler gjennom året. Gjerne månedlig. Den store samtalen (medarbeidersamtalen) er allikevel viktig. Den går grundigere til verks – med tanke på rolle, kompetanse, mål og utviklingsplaner.

Ps. Du som leser dette har også hatt medarbeidersamtaler enten som leder, medarbeider eller begge deler. Hva er det som ikke fungerer og hva er bra? Del gjerne dine erfaringer med oss andre «dummies».